Przygotowania do Zlotu 40-lecia w 2014 roku rozpoczęły się 5,5 roku wcześniej. W 2008 roku, podczas Konferencji Służb Regionu Warszawa wniosek do konferencji przygotowali ówcześni służebni: delegat do KSK Małgosia, rzecznik regionu Andrzej i archiwista regionu Paweł.
Od początku powstały podzespoły podzielone tematycznie: Biuro Zlotu, Sekretariat Zlotu i Programowy, przez które przewinęło się kilkudziesięciu alkoholików. Cały schemat terenu Zlotu, dni i godzin był utworzony na 4 lata przed imprezą, pozostało tylko obsadzić służbami. Rozrysowany trzydniowy schemat godzinowo -mityngowy oraz schemat budynku z zaznaczonymi pomieszczeniami i miejscami stałych służb wisiały w PIK-u, aby każdy z odwiedzających alkoholików miał wgląd. Budziło to zainteresowanie, podziw, a czasami niezrozumienie tylu kratek.
Od początku spotkań zespołu 40-lecia pojawiały się w regionie plotki i informacje negujące tego typu organizację, czuło się opór i niechęć, co nie wpływało na uczestników zbyt komfortowo. Wówczas jako koordynator 40-lecia odwiedziłem prawie 3/4 grup w regionie (ok. 250), intergrupy i zespoły, aby skonfrontować plotki z rzeczywistymi pracami i zamiarami organizacji 40-lecia. Tylko na dwóch grupach alkoholicy mieli uwagi. Od tego plotki ustały i więcej alkoholików zaczęło się interesować uczestnictwem w organizacji.
Z ciekawostek tamtego czasu – kilkunastu alkoholików uważało, że jeśli nie brali udziału przy głosowaniu decyzji o organizacji Zlotu, to nie są zobowiązani do pomocy, a mimo to po 4 – 3 – 2 latach sami zgłaszali się do zlotowych służb. Cyklicznie były zdawane Radzie Powierników sprawozdania, jak i też prezentacje na konferencjach i zlotach regionalnych. Im bliżej było terminu Zlotu, tym coraz więcej alkoholików zgłaszało się do pomocy zarówno w regonie jak i z całej Wspólnoty AA polskojęzycznej: tłumacze (obsługa gości zagranicznych), lekarze i pielęgniarki (służby medyczne), ochrona (służby porządkowe), kolporterzy literatury, obsługa kas, obsługa akredytacyjna, obsługa sal mityngowych, obsługa informacyjna na terenie, informacja publiczna itp. W naszych rozpiskach mieliśmy przewidziany udział nawet 1200 osób. W praktyce służbę wypełniało ok. 700 osób, co jest imponującą liczbą. Z punktu widzenia regionu przygotowującego Zlot, tego typu organizowanie pozwoliło bardziej skonsolidować i zjednoczyć alkoholików przy wspólnym celu i pracy.
